Site Yönetimi Profesyonel Firmalara Nasıl Devredilir ?

Apartman site iş merkezi plaza gibi toplu yaşam alanlarında yönetici seçimi; kat malikleri genel kurul toplantısı ile yapılmaktadır. Kat mülkiyeti kanununa göre anagayrimenkule bağlı sekiz veya daha fazla bağımsız bölümü varsa yönetici ataması mecburidir.

Apartman yöneticisi seçmek için oylanan kişi veya profesyonel yönetim şirketinin hem sayı hem arsa payı bakımından oy çokluğuna sahip olması gerekmektedir. Ana gayrimenkulün tüm bağımsız bölümlerinin bir kişiye ait olduğu durumlarda; kişi kanunen yönetici olur.

Yönetici kat malikleri genel kurulunda bir yıllık görev süresi için seçilir. Eski yönetici yeniden seçilebilir bununla ilgili kaç kere seçilebileceği konusunda bir sınırlama yoktur. Yönetici seçiminde kat malikleri çoğunluğa varamayarak anlaşamaz veya bir yönetici atayamazlarsa kat maliklerinden birinin müracaatı üzerine sulh mahkemelerince, bir yönetici atanır. Kayyum olarak atanan bu yönetici, kat maliklerinin oyuyla seçilen yöneticinin tüm yetkilerine sahip ve kat maliklerine karşı sorumlu olur.

Apartman, Site, İş merkezi, Plaza Yönetimlerinin Profesyonel yönetime devri yapılırken şu adımlar takip edilir.

Kat malikleri genel kurulunun toplanması için yönetimin profesyonel yönetim firmalarına devri konusununda yer aldığı gündem ile çağrı yapılır.
Toplantı çağrısı ile toplantı tarihi arasında en az onbeş gün süre olmalıdır.
Kat malikleri kurulu ilgili tarih ve yerde toplanır.
İlk toplantıda, Hazirun cetveli üzerinden katılımcıların hem sayı hem de arsa payı bakımından yarısından fazlasının katılımı sağlanmış ise gerçekleşir.
Yeterli çoğunluk sağlanmamış ise ikinci toplantı yedi gün sonra gerçekleştirilir.
İkinci toplantıda çoğunluk aranmaz.
Gündem maddelerinden Apartman yönetiminin profesyonel bir firmaya devredilmesi konusu görüşülür ve kararı alınır.
Profesyonel yönetim firmaları direkt olarak yönetici seçilebildiği gibi kat maliklerinden bir yönetim kurulu seçildikten sonra bu yönetim kuruluna yetki ve sorumluluklarının tamamını veya bir kısmını sözleşme imzalanacak profesyonel yönetim firmalarına devrederek hizmet alınması şeklinde seçilebilmektedir. Bu yöntem işletme projesince sabitlenmiş aylık genel giderler dışında planlanan demirbaş alımları, tadilatlar, iyileştirme çalışmaları gibi sürekliliği olmayan konularda yönetim kurulu onayı ile işlem yapılması gibi düzenlemeler ile daha sağlıklı bir özel hizmet alımının gerçekleşmesine yardımcı olur. Denetim kurulları ayrıca yönetim kurulu ve yönetim firmasını denetlemeye devam eder.
Yapı yönetim planına göre asil ve yedeklerden oluşan denetim kurulu seçilir.
Denetim kurulu üyesi olabilmek için kat maliki olmak zorunludur.
Karar tutanağına; seçildiyse Yönetim Kurulunun seçilmediyse Denetim Kurulunun profesyonel firma ile sözleşme imzalama yetkisi işlenir. Bu kurul aynı zamanda bina temsilcisi olarak firma ile olan ilişkileri yürütür.
Site yönetimini üstelenecek profesyonel yönetim firmasının hizmet bedeli şekil ve şartları karar tutanağına işlenir.

Kat Malikleri Genel Kurulu Yönetim Devir Kararı ile İlgili Genel Bilgiler

Toplantıya katılan her kat maliki, arsa payı oranına bakılmaksızın bir oy hakkına sahiptir. Anagayrimenkulde birden fazla bağımsız bölüme sahip kat maliki, her bağımsız bölüm için ayrı ayrı oy hakkına sahiptir bununla birlikte sahip olduğu bağımsız bölümlerin sayısı ne olursa olsun oy hakkı katılımcıların toplam oyların üçte birinden fazla olamaz. Divan Başkanı oy hesaplaması yaparken bu kuralı göz önüne bulundurulmalıdır.

Bir bağımsız bölümün birden fazla maliki varsa yani hisseli bağımsız alanlarda hisse sahibi kat maliklerinin içlerinden vekalet verecekleri bir bir kişi o bağımsız alanı temsil eder.

Kat maliklerinden biri, oyunu vekalet vererek kullandırabilir. Vekalet veren bir kişi, oy sayısının %5’inden fazlasını kullandırmak üzere vekil tayin edilemez. Bununla birlikte; 40 ve daha az sayıdaki bağımsız alanın bulunduğu anagayrimenlullerde bir kişi, kendisi dışında en fazla iki kişiye vekalet edebilir.

Yönetim Devir Kararı Örneği

........................... Sitesi Kat Malikleri Kurulu hem arsa payı hem sayı olarak çoğunluk sağlanarak toplanmış ve toplantı açılmıştır.

Divan Başkanlığına ...... Kat maliki ................................ önerilmiş oy çokluğu/birliği ile kabul edilmiştir.

site yönetiminin oluşturulması ve profesyonel site yönetim firmalarına devri konulu gündem maddesi görüşmeye açılmış Site yönetiminin site dışından profesyonel site yönetim şirketine devredilmesi oy çokluğu/birliği ile kabul edilmiştir.

Profesyonel site yöneticiliği için alınan teklifler arasında en uygun ve makul teklifi Gmg Mülk Yönetimi San. Ve Tic. Ltd. Şti. sunmuş olduğundan site yöneticiliğine seçilmesine oy çokluğu/birliği ile kabul edilmiştir.

Denetim kurulu üyeliğine .......... kat maliki ............................ önerilmiş oy birliği ile kabul edilmiştir.

Gmg Mülk Yönetimi San. Ve Tic. Ltd. Şti. ile sözleşme yapmaya .............................. yetkilendirilmiştir.

Gmg Mülk Yönetimi San. Ve Tic. Ltd. Şti.’ne Kat Mülkiyeti Kanunu’nun apartman yöneticisine tanımış olduğu tüm hak ve yetkilerin ve işbu karar defterinde apartman yöneticisine tanınan tüm yetkilerin ve Bankalara müracaatla hesap açmaya, açılmış hesapları dilerse kapatmaya, site adına bulunan mevcut hesaplardan para çekme, para yatırma, (ahzu kabza), internet bankacılığı şifrelerini almaya, site ile ilgili konularda dava açmaya, avukat tutmaya, avukat tayin ve azline, ev sahibi ve kiracılara, kapıcıya, ihbarname, ihtarname çekmeye, cevap vermeye, Sosyal Güvenlik Kurumundan E-Bildirge, E-Beyanname, şifrelerini almaya, sözleşmelerini tanzim ve imzaya, kapıcı tayin ve azline, kapıcılarla her türlü sözleşmeler yapmaya, fesih etmeye, çalışma şekil ve şartlarını belirlemeye, maaş bordrolarını kontrol etmeye, Noterliklerde, Vergi dairelerinde, Belediyelerde, ve bilumum resmi makam ve mercilerde iş ve işlemleri takip etmeye, Muhasebeciye vekalet vermeye, muhasebeci tayin ve azline, tüm resmi kurum, kuruluşlarda ve özel idarelerde site adına bilumum iş ve işlemleri takip etmeye, sonuçlandırmaya, imza atmaya, vergi numarası almaya, elektrik, su, doğalgaz, internet ve sair abonelikleri almaya, internet bankacılığı başvurusunda bulunmaya, bankamatik kartı, kullanıcı adı ve şifre zarflarını almaya yetkilendirilmeleri hususunda karar alınmıştır
Gmg Mülk Yönetimi San. Ve Tic. Ltd. Şti. bu iş için aylık kdv dahil ........................ ( .................................... türk lirası ) hizmet bedeli alacaktır.

Karar alındıktan sonra ise;

Gmg Mülk Yönetimi San. Ve Tic. Ltd. Şti Yönetim Firması ile sözleşme imzalanır.
Bina yönetimi için gereken evrak ve bilgiler Gmg Mülk Yönetimi San. Ve Tic. Ltd. Şti Yönetim Firmasına teslim edilir.